基金会计

财务管理

赠款会计与教师和部门业务办公室工作人员密切合作，以确保财务合规性和外部资助资金的适当会计. 办公室职责包括:财务报告, 成本转移审查, 奖清算, 现金管理(包括信用证提款), 赞助商结账, 赞助商支付, 应收账款), 成本分担合规性, 工作报告, 赞助设备清单, 审计和评审.

采购限制/指南

负责该项目的首席研究员(PI)对所有使用拨款进行的采购负责，并且必须遵循联邦规定, state, 及大学指引, 以及授权机构制定的具体指导方针和限制. 项目负责人及其部门必须根据实际支出监测项目预算，并纠正超出可用资金总额的支出.

补助金会计处审查用补助金购买的物品是否符合这些准则/限制. 不符合补助金限制的采购由补助金会计和/或 研究和赞助项目办公室(ORSP). 如果购买被认为是不可接受的，它必须被记入一个无限制的帐户. 

所有延期申请和修改或预算调整必须通过ORSP进行. 部门必须以书面形式提出这些要求，并为更改提供充分的理由.

所有内部使用费用必须由奖助金会计办公室批准.

成本Allowability

赞助协议只有在符合以下标准时才能收取费用:

• Reasonable
  • 如果获得或bet8九州登录入口的货物或服务的性质和数量反映了谨慎人士在类似情况下承担此类费用的决定，则项目成本可被认为是合理的.  (见管理及预算局通告A-21.C.美国联邦法规第200条第3和2条.404)
• Allocable 
  • 成本必须是特定于项目的，成本的比例效益可以相对容易地分配给项目，并具有高度的准确性. 
  • 费用必须提前、受益或对赞助协议是必要的. 可分配成本是可以分配或计入一个或多个赞助项目成本目标的费用, 按照获得的相对利益或其他公平关系. (见管理及预算局通告A-21.C.4. 和2 CFR 200.405.)
• 治疗持续
  • 联邦指导方针特别要求一致性，以确保补助金不收取直接(特定项目)和F&A费用(学校日常购买/提供的一般使用物品). 这一要求确保了联邦担保人在类似情况下不会为相同的费用支付两次费用. (A-21.C.11.a. 和2 CFR 200.403)
  • 大学院系必须始终如一地处理为同一目的而产生的费用, 在类似的情况下, 要么直接，要么直接&A costs. 对赞助工作的认同，而不是所涉及的商品和服务的性质，是直接区别于F的决定性因素&赞助协议的成本. 大学如何将特定类型的成本视为赞助协议的直接成本, 为同一目的而发生的一切费用, 在类似的情况下, 必须作为直接成本处理吗.
  • For example, 从库存或服务中提供的材料的成本可以作为赞助协议的直接成本包括在内, 只要这些项目得到一致的处理, 在类似的情况下, 并按照公认的计算实际成本的方法收取费用，并符合大学一贯遵循的公认成本会计惯例.
• 符合奖项的条款和条件.

成本转移指引

首席调查员及其部门负责启动和处理成本转移，并确保成本转移按照统一指导完成, 大学指导方针和赞助奖. 会计审核分录，并通知部门因不合规而将被撤销的分录. 

统一指导说明了什么费用可以分配给一个奖项.  这些费用必须用于为该特定奖项确定的工作.  该作品必须有利于该奖励，并且必须按其利益的比例收费. For example, 如果一个研究生同时申请两个奖项, 学生只能按照每项奖励的工作比例收费.  

Therefore, 分配给奖项的原因不能是由于奖项被超支或由于特定奖项的费用不允许.  超支的余额和不允许的费用必须记入一个不受限制的帐户.

 

2 CFR 200.405可分配费用，统一指南规定:

(a)如果所涉及的货物或服务按照所获得的相对利益可计入或可分配给该联邦裁决或成本目标，则该成本可分配给某一特定联邦裁决或其他成本目标. 如果成本:

(1)专门为联邦裁决而产生的;
(2) Benefits both the Federal award and other work of the non-Federal entity and can be distributed in proportions that may be approximated using reasonable methods; and
(3)对于非联邦实体的整体运作是必需的，并且根据本部分的原则可以部分分配给联邦裁决.

(b)所有受益于非联邦实体间接(F)的活动&A) cost, 包括非联邦实体或第三方不允许的活动和捐赠的服务, 是否会得到适当的间接成本分配.

(c)根据本部分规定的原则拨给某一联邦裁决的任何费用，不得由其他联邦裁决承担，以弥补资金不足, 以避免联邦法规施加的限制, regulations, 或联邦奖励的条款和条件, 或者出于其他原因. However, 这一禁令并不妨碍非联邦实体根据现行联邦法规转移两项或多项联邦裁决所允许的费用, regulations, 或联邦奖励的条款和条件.

允许成本转移到赞助奖项

纠正错误的收费

分摊费用的一部分

不允许的费用转移到赞助奖项

90天以上的修正

在奖励结束时使用剩余的资金

超支的余额和不允许的费用必须记入一个不受限制的帐户

文档需求

• 所有交易的供应商收据明细
• 为每笔交易提供理由